La vita di un ente associativo deve essere abitualmente trascritta sui Libri Sociali che devono essere aggiornati tramite la redazione di verbali del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea dei Soci di cui approfondiremo gli aspetti nell’intervento successivo.
Nell’articolo odierno affrontiamo invece il tema del rendiconto Economico Finanziario che annualmente l’associazione è obbligata a predisporre e ad approvare in sede assembleare.
Nel periodo immediatamente successivo alla chiusura dell’anno sociale l’associazione deve ultimare le registrazioni contabili relative a tutte le entrate ed uscite. Qualsiasi sia la dimensione dell’ente esso è obbligato a predisporre un rendiconto che rappresenti in modo veritiero l’andamento contabile e che riporti i saldi di cassa e banca oltre a tutte le variazioni positive e negative intervenute. Non esistono obblighi contabili cui attenersi, anche se ovviamente seguire il criterio previsto dal codice civile per la redazione del Conto Economico è la soluzione migliore, soprattutto per gli enti che sono affiancati nella gestione da un commercialista.
Una volta ultimato il Rendiconto si riunisce il Consiglio Direttivo il quale discute in merito alla bozza del Rendiconto e stabilisce la data di convocazione dell’Assemblea dei soci per la sua approvazione. In questa occasione è buona norma che il Direttivo deliberi anche la radiazione dei soci “morosi” ossia quelli che non hanno rinnovato l’affiliazione per il nuovo anno sociale e che quindi non hanno diritto a partecipare alla riunione.
Lo Statuto di norma prevede che entro il termine di 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio venga convocata l’Assemblea dei soci per la convalida del Rendiconto; alcuni Statuti prevedono un termine superiore, mentre se non è indicata una data si consiglia di rispettare il consueto termine di 4 mesi; questa assemblea è l’unica richiesta dal legislatore e prevista come obbligo dall’art. 148, comma 8, lett. D, DPR 917/1986.
Durante la riunione dei soci il Direttivo, di norma nella figura del Presidente, illustrerà le voci del Rendiconto, possibilmente effettuando un confronto con le voci contabili dell’anno precedente. In seguito racconterà l’andamento dell’annata da poco conclusa ed esporrà gli intenti per l’annata da poco iniziata tramite una cosidetta “relazione morale”. Da ultimo il consesso dei soci procederà con delibera (per alzata di mano, scrutinio segreto o altro previsto dalle norme statutarie) all’approvazione o meno del Rendiconto annuale.
Di tutto ciò dovrà essere redatto un verbale il più esaustivo possibile nel quale riportare i dati della convocazione, i punti oggetto di discussione, la trascrizione esaustiva di quanto discusso, la delibera di approvazione del rendiconto ed ogni altro elemento ritenuto necessario e/o oggetto di discussione.
Si allegherà al verbale la Convocazione dell’Assemblea, il Rendiconto ed anche l’elenco dei soci presenti alla riunione. Quest’ultimo documento, spesso sconosciuto o sottovalutato, dovrà raccogliere nomi, cognomi e firme dei soci presenti tenendo conto che solo i soci maggiorenni hanno diritto di voto. In caso di verifica, l’assenza dell’elenco firmato dei presenti, potrebbe essere considerato come indice di inesistenza della riunione, di conseguente non approvazione del Rendiconto, di violazione delle norme tributarie e così via.
dottor Umberto Ceriani
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