E’ frequente il caso di enti associativi che devono rimborsare i propri aderenti per delle trasferte che vengono effettuate in nome e per conto dell’ente, siano la partecipazione a gare e competizioni oppure ad esempio la partecipazione a corsi federali di formazione.
Una premessa necessaria: l’entità del rimborso spese deve essere di ammontare congruo rispetto all’attività svolta ed all’effettiva spesa sostenuta, inidoneo a mascherare un potenziale rapporto di lavoro o una forma di distribuzione indiretta di utili.

I rimborsi spese possono essere di due tipologie differenti:
- analitici
- forfettari

I rimborsi analitici costituiscono una reintegrazione delle spese effettivamente sostenute risultanti da documentazione probatoria. Pertanto i rimborsi devono rispettare i giustificativi presentati e devono essere correlati ad un’attività svolta per conto dell’ente. I rimborsi analitici possono riguardare un vasto insieme di spese sostenute fuori dal territorio comunale di residenza del percipiente quali vitto, alloggio, viaggio, trasporto ossia in dettaglio anche pedaggi autostradali, parcheggi, taxi ecc.
Nell’ambito dei rimborsi analitici le indennità chilometriche possono considerarsi quali rimborsi delle spese di viaggio sostenute dal soggetto interessato per raggiungere il luogo di esercizio dell’attività associativa mediante l’utilizzo di un proprio mezzo di trasporto. Queste indennità non devono essere forfettarie, ma quantificate in base al tipo di veicolo ed alla distanza percorsa, tenendo conto degli importi indicati nelle tabelle ACI.

Non dimenticate di predisporre un modulo per il rimborso analitico in cui riportare i dati del percipiente, data, luogo ed occasione della trasferta nonché tutti i documenti probatori la spettanza del rimborso. Tali rimborsi non saranno soggetti a certificazione e non faranno cumulo con eventuali compensi sportivi corrisposti ai sensi dell’art 67 TUIR (esenti fino a 7.500€)

I rimborsi forfettari per trasferta invece, per il cui pagamento non occorrono giustificativi di spesa, consistono in una cifra stabilita a forfait da parte del Consiglio Direttivo per la partecipazione ad una data attività associativa in nome e per conto dell’ente.
In base ad un documento emanato nel 2015 da parte dell’Agenzia delle Entrate in cui venivano formulate delle risposte a quesiti presentati dal CONI Emilia Romagna è stato indicato di predisporre un verbale che autorizzi limiti e dettagli delle spese rimborsabili. Di conseguenza a queste indicazioni si consiglia vivamente che l’organo direttivo definisca preventivamente tramite un verbale criteri e limiti dei rimborsi spese e che risulti sempre in maniera esplicita il legame del rimborso con una specifica attività svolta in nome e per conto dell’Ente. Tali rimborsi dovranno essere certificati e faranno cumulo con eventuali compensi sportivi.

dottor Umberto Ceriani

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