Un problema che di frequente gli amministratori delle associazioni non sanno affrontare per mancanza di informazioni, verte in merito alla necessaria verbalizzazione delle attività che vengono svolte e di conseguenza la dimostrazione della vita democratica dell’ente.
La normativa prevede come obbligatorio solamente il verbale dell’Assemblea dei Soci che approva il rendiconto annuale, ma la prassi ossia ciò che Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza richiedono durante i controlli fiscali non si limita a quest’unico documento.
Innanzitutto è opportuno suddividere tra:
• Libro Verbali del Consiglio Direttivo
• Libro delle Adunanze dell’Assemblea dei Soci
Non vi è alcun obbligo che tali libri vengano vidimati o bollati da un notaio, possono essere tenuti in ordine progressivo di anno in anno sia in quaderni ad anelli come si fa per i verbali delle società oppure si possono acquistare i registri tipo Buffetti.
Della redazione dei verbali parleremo di seguito ma questi sono suggeriti in base appunto all’esito di numerose verifiche, non sono previsti obblighi normativi ma la loro predisposizione è vivamente raccomandata al fine di evitare contestazioni in sede di controllo.
Per quanto riguarda le riunioni del Consiglio Direttivo consigliamo di redigere sicuramente i seguenti due verbali:
• Determinazione quote sociali e contributi per la partecipazione ai corsi (da redigere annualmente);
• Autorizzazione al rimborso delle spese in occasione di trasferte (da redigere una tantum).
Sono consigliati anche i seguenti:
• Stipula di contratti di collaborazione sportiva e definizione del compenso da pagare
• Autorizzazione all’operatività sul conto corrente (per Presidente e/o Tesoriere o altri dirigenti)
• Predisposizione del calendario sportivo annuale
Oltre a questi verbali è sempre opportuno verbalizzare ogni evento che riterrete importante, quale l’acquisto di beni di particolare rilevanza economica, l’apertura/chiusura della Partita Iva, la stipula di contratti di locazione e così via in modo che rimanga traccia scritta delle decisioni del Direttivo e non sembrino delle scelte personali del Presidente.
In merito invece ai verbali dell’Assemblea dei Soci, oltre al fondamentale verbale di approvazione rendiconto sul quale ci siamo già dilungati, sarà assolutamente necessario verbalizzare soprattutto gli eventi straordinari come:
• Adozione di un nuovo Statuto
• Trasferimento sede sociale
• Elezione del Consiglio Direttivo
• Estinzione dell’Associazione
Tenuto conto che l’Assemblea è il massimo organo deliberativo dell’associazione, è opportuno sollecitare l’attenzione dei soci su tutti gli eventi di maggior rilevanza. Di conseguenza anche alcuni verbali per i quali è sufficiente la riunione del Direttivo, possono essere trasformati in assemblee dei soci per maggior chiarezza e democraticità delle scelte. Ricordatevi di raccogliere sempre le firme dei soci presenti alle assemblee.
dottor Umberto Ceriani
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