Entro il 30 aprile le associazioni che concludono l’anno al 31/12 devono convocare l’assemblea dei soci come previsto dalla normativa per l’approvazione del rendiconto annuale, salvo che lo Statuto preveda una durata dell’anno sociale che non coincide con l’anno solare. Ricordiamo che l’Art. 148 TUIR al comma 8 lett. D prevede “l’obbligo di redigere ed approvare annualmente il rendiconto economico e finanziario secondo le disposizioni statutarie.”

Innanzitutto occorre ricordare che spetta al Consiglio Direttivo riunirsi per approvare la bozza di rendiconto e stabilire quando effettuare la convocazione dell’Assemblea per la sua approvazione effettiva.
Secondariamente dovrete convocare in assemblea, collocando l’avviso in bacheca, ma anche trasmettendolo con altri mezzi quali le mail che garantiscano un’effettiva conoscenza della convocazione, a tutte le persone riportate a libro soci quindi senza convocare i tesserati o soci cancellati e facendo attenzione ai minorenni in base a quanto prevede il vostro statuto: una recente sentenza prevede che i soci minorenni debbano partecipare e votare in assemblea, non direttamente ma tramite i genitori.
Fate attenzione sempre a quanto riportato in statuto sia in merito al preavviso di esposizione ed invio della convocazione, sia per quanto riguarda le modalità di convocazione ed i punti da inserire all’ordine del giorno.

Risulta fondamentale raccogliere l’elenco dei partecipanti all’assemblea su un foglio che riporti i dati della riunione nel quale i soci scriveranno nome e cognome ed apporranno la propria firma al fine di dimostrare che l’assemblea ha avuto effettivamente luogo.

Durante lo svolgimento della riunione e quindi al momento della stesura del verbale occorrerà effettuare un commento all’andamento economico dell’anno appena concluso, possibilmente inserendo un confronto con l’anno sociale precedente. Inoltre si dovrà riportare una sorta di racconto, chiamata più formalmente “relazione morale del Presidente” nella quale illustrare tutte le attività sociali svolte nel corso dell’anno: da convegni organizzati, competizioni a cui avete partecipato e qualsiasi altro momento aggregativo al fine di dimostrare l’esistenza in caso di verifica di una genuina attività democratica dell’associazione.

Per quest’anno le associazioni dovranno ancora solamente archiviare il verbale, ma dal 2019 saranno essere tenute a trasmetterlo al CONI tramite la compilazione della nuova sezione nel Registro 2.0. Attenzione quindi a questo adempimento!

dottor Umberto Ceriani

www.consulenza-associazioni.com